• Unternehmen
• Aktuelles
• Lösungen
• Services
• Kundenbereich
• Shop

Hosting Services Messaging Infrastruktur

Sie befinden sich hier: Services > Messaging > Ikarus E-Mail Archivierung

Ikarus E-Mail Archivierung

Diese verlangt von jedem Unternehmer ein Sicherheits- konzept, z.B. die automatische E-Mail Archivierung. Ab diesem Stichtag sind nicht nur Ihre Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig! Ihre E-Mails ebenso! Haben Sie sich bereits eine Lösung überlegt, falls die Steuerprüfer vor der Tür stehen?
Nein? Dann haben wir die richtige Lösung für Sie, GDPdU zertifiziert!
Lückenlose revisionssichere EMail-Archivierung
Unser Angebot:
Basis Paket bis 100 E-Mail Clients

• HP ProLiant Server
• 3,2 GHz
• 1GB DDR-RAM
• 2x 160 GB HDD SATA gespiegelt
• incl. Installierte Software IMARC
• incl. 5 E-Mail Clients
• incl. 1 Jahr vor Ort Service

Für detaillierte Informationen und Fragen sind wir unter
Tel.: +49 2303 962020 für Sie da.

Unsere Lösung bietet:

 

1. Rechtliche Sicherheit
Immer mehr Geschäftsbriefe / Angebote / Bestellungen werden per E-Mail versandt. Diese müssen mit allen relevanten Anhängen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden und bei Steuerprüfungen unbearbeitet zur Verfügung stehen.

2. Optimale Organisation
Wenn Mitarbeiter E-Mails lesen oder löschen, müssen alle geschäftsrelevanten E-Mails bereits archiviert sein. Mit unserer Lösung erhalten Sie eine leistungsfähige Datenbank, die alle E-Mails in sekundenschnelle findet.

3. GDPdU geprüfte Software
Laut Abgabeordnung müssen alle geschäfts- und steuerrelevanten Daten aufgehoben werden. Kann ich die E-Mails nicht einfach ausdrucken? Nein, denn diese müssen im Originalzustand, unverändert und bevor der Sachbearbeiter sie liest archiviert werden.

4. Einfachste, sichere Integration in Ihre IT-Infrastruktur
Unsere Lösung beeinflusst Ihre bisherige Netzwerkumgebung nicht – sie entlastet Sie sogar! Kennen Sie die zeitraubenden SPAM Mails, die Ihre Leitungen belasten und durch gefährliche Anhänge Ihr System bedrohen? Ein Schutz gegen diese Feinde ist in unserer Lösung bereits integriert. Diesen Teil der Lösung stellen wir Ihnen gerne vier Wochen als Testversion zur Verfügung.

Rechtliche Vorausetzungen

HGB (Handelsgesetzbuch)

§§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form

§239 HGB Grundsätzliche Anforderungen an die revisionssichere Archivierung

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung der Verluste
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfungen

AO (Abgabeordnung)

In der Abgabeordung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung un die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt

Die Änderung in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den BDPdU beschrieben ist:

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können
• Sind die Daten mit einem DV System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen
• Daten müssen auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden

GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme)

Die GoBS besteht aus einem BMF- Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14. 12.1995 zusammen veröffentlicht wurden

Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten- Management und elektronische Archivierungssystem anzuwenden

In der BoBS ist im Detail geregelt:

• wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronsichen Daten umgegangen werden muss,
• wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss,
• welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen besteht,
• dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist

Jetzt eine Differenzierung und Gewichtung beider Ordnungen

GoBS und GDPdU

• Die GoBS sind von grundlegender Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPdU
• Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung
• Die BoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert

Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr

Durch das Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr vom 03.07.2001 werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich verankert:

• Die schriftliche Form kann nach §126 (3) BGB durch die elektronisch Form ersetzt werden
• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronsicher Signatur vorgesehen, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen

In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronische Dokumente und Übertragungsformen geöffnet.

Sie sind interessiert? Dann rufen Sie uns einfach unter +49 2303 962020 an oder schreiben Sie eine Nachricht über das Kontaktformular, gerne erstellen wir Ihnen ein professionelles Angebot. Ebenso besteht für Sie die Möglichkeit direkt über unseren Online-Shop das für Sie passende Equipment zu bestellen.